Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 июля 2023 г.

Директор сменил фамилию — что делать бухгалтеру

Проведите ряд кадровых мероприятий

Шаг 1. Попросите директора принести копии документов, подтверждающих смену фамилии (например, свидетельства о регистрации брака и паспорта), и составьте приказ о внесении изменений в кадровые документы.

Шаг 2. Обновите трудовой договор. Из-за смены фамилии работником он не перестанет действовать, но ведь ф. и. о. и паспортные данные сотрудника — это его обязательные сведенияст. 57 ТК РФ. Роструд советует вносить актуальные данные в текст уже заключенного трудового договораПисьмо Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1. Однако по сути заверение сторонами трудового договора новых данных равносильно заключению дополнительного соглашения. Поэтому, на наш взгляд, проще оформить именно его.

По данным Минюста, в России за 10 лет число записей актов о перемене имени — фамилии, собственно имени и/или отчества — увеличилось на 46 тысяч

Шаг 3. Исправьте трудовую книжку директора (если вы ведете ее на бумаге). Изменения вносите на первую страницу (титульный лист). Сделайте это так: одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и запишите новую. Ссылки на документ, подтверждающий изменение фамилии, укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверьте подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (кадровой службы) (при наличии печати). Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладышап. 7 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н; Онлайнинспекция.рф.

Шаг 4. О новой фамилии директора надо уведомить СФР, ведь фамилия в форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в СНИЛСп. 3.5 приложения № 2 к Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Для этого в Фонд надо подать заявление по форме АДВ-2 (директор может сделать это лично, а может через вас как работодателя)пп. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; пп. 19, 20 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н. Если подавать будете вы, на заявлении все равно должна быть подпись директора. Форму нужно направить вместе с описью АДВ-6-1пп. 17, 20 приложения № 7, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п.

Нужно ли уведомить ИФНС

Сообщать в ИФНС о смене фамилии и паспортных данных директора не нужно. Эту информацию налоговики получат из МВД и самостоятельно внесут в ЕГРЮЛ измененияп. 8 ст. 85 НК РФ; п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 08.07.1997 № 828; п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ).

Исключение: если генеральный директор — иностранец. Тогда в регистрирующую ИФНС подайте заявление по форме Р13014 в течение 7 рабочих дней со дня смены фамилиип. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ; приложение № 4 к Приказу ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. В заявлении заполните титульный лист, лист П и один экземпляр листа И — с прежней и новой фамилией директорапп. 95, 99 Требований, утв. Приказом ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@ (далее — Требования).

Заявление заполняется так:

•на титульном листе укажите ОГРН и ИНН компании, а в графе «Причина представления заявления» проставьте значение «2». Остальные поля остаются пустымип. 76 Требований;

•заполните лист «И»:

— на первой странице в пункте 1 «Причина представления заявления» проставьте значение «3» — «изменение сведений о лице»;

— в пункте 2 укажите ф. и. о. руководителя с прежней фамилией;

— в пункте 3 пропишите ф. и. о. руководителя с новой фамилией.

На второй странице укажите ИНН руководителя, его пол, сведения о рождении и гражданстве, новые паспортные данные (серию и номер документа следует указывать с пробелами — так же, как и в самом паспорте) и должность («директор»). При заполнении текстовых полей руководствуйтесь правилом: если текст не помещается на одной строке, его можно перенести на следующую, оставив несколько клеток пустыми, а можно в конце строки указать часть слова (сколько поместится), а вторую часть перенести на следующую строку без дефиса;

•в лист П внесите сведения о заявителе. Им, скорее всего, будет выступать сам директор. Разумеется, в листе П будет указана его новая фамилия.

Внимание

Форма должна быть нотариально заверена, если только она не подается в ИФНС в форме электронного документа, подписанного УКЭП компаниип. 1.2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ; подп. 1 п. 99 Требований.

Налоговая зарегистрирует изменения в ЕГРЮЛ в течение 5 рабочих дней со дняп. 4 ст. 5 Закона № 129-ФЗ:

•или получения сведений о смене фамилии из органов МВД;

•или получения заявления Р13014 от компании.

От даты выдачи паспорта до внесения измененных паспортных данных директора в государственный реестр может пройти существенное время (зависит от скорости документооборота между службами ФНС и МВД). Чтобы в ЕГРЮЛ не висела неактуальная фамилия директора, можете подстраховаться и направить заявление по форме Р13014 на директора-россиянина. Убедиться в том, что передача информации между ведомствами состоялась и данные корректны, можно, запросив выписку из ЕГРЮЛ.

Что еще нужно сделать и чего делать не нужно

Что еще делаем:

•сообщаем о смене паспортных данных и фамилии директора в банк, в котором у компании открыт счет. Там оформляем новую карточку с образцом подписи руководителяпп. 4.2, 5.3, 5.8 Инструкции ЦБ от 30.06.2021 № 204-И. Если организация использует интернет-банкинг, необходимо также заменить электронный ключ;

•уведомляем контрагентов, сотрудничать с которыми начали ранее. Вносить изменения в ранее заключенные договоры не нужно. Однако из-за расхождения ф. и. о. в документах у налоговиков могут возникнуть вопросы.

Чего делать НЕ нужно:

•переоформлять согласие на обработку персональных данных. Оно продолжит действовать до его отзыва самим директором или до истечения срока его действияч. 2, 4 ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

•менять ЭП в ФНС. Квалифицированный сертификат юрлица содержит следующие сведения о компании: наименование, место нахождения и ОГРНп. 2 ч. 2 ст. 17, подп. «б» п. 1 ч. 1 ст. 18 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Смена фамилии генерального директора не является основанием для его аннулирования;

•подавать форму ЕФС-1 с подразделом 1.1. СФР узнает о новой фамилии директора из формы АДВ-2 «Заявление об обмене страхового свидетельства»п. 17 приложения 7, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п;

•корректировать и пересдавать какую-либо отчетность с персональными данными — расчет РСВ, ПСВ или справку о доходах физлицаПисьмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@;

•менять уже выданные за подписью директора доверенностип. 1 ст. 188 ГК РФ.

* * *

Не забудьте указывать новую, а не старую фамилию при заполнении:

•подраздела 3.1 раздела 3 РСВприложение № 1, пп. 13.6—13.9 приложения № 3 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@;

•отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах»приложение № 2 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@;

•справки о доходах физлица, которая входит в состав годового 6-НДФЛприложение № 1 к Приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.