Счет на предоплату (образец)
165405 
Какие реквизиты должны быть указаны в счете на предоплату
Требования к счету на оплату не регламентированы каким-либо нормативным документом. Как правило, каждая организация/ИП составляет счет на авансовый платеж по договору в соответствии со своим внутренним регламентом и выработанными правилами делового оборота. Кроме того, формирование счета возможно при помощи специальных автоматизированных компьютерных программ, предназначенных для ведения бухгалтерского и налогового учета. В связи с этим внешний вид счета на аванс у каждой организации/ИП может различаться.
Однако существует перечень реквизитов, которые необходимо обязательно указать в счете на аванс. В случае, если один из этих реквизитов будет отсутствовать, оплата по счету будет невозможна или затруднена.
Обязательно укажите в счете:
- название организации/ф.и.о. индивидуального предпринимателя-поставщика, выставляющего счет;
- ИНН и КПП (при наличии) поставщика;
- номер расчетного банковского счета поставщика, реквизиты банка, в котором открыт счет;
- дату и номер счета;
- наименование товара, работ или услуг, оказываемых по договору, их количество, цена единицы, стоимость;
- общую сумму счета на предоплату по договору (цифрами и прописью);
- выделенную сумму НДС (или указание «НДС не облагается»);
- подпись руководителя (иных уполномоченных лиц)/ИП, печать поставщика (при наличии).
Заполнение реквизитов счета на предоплату
Порядок заполнения счета на предоплату для организаций/индивидуальных предпринимателей одинаковый. Первая часть счета представляет из себя таблицу, дублирующую часть банковского платежного поручения. В таблице указывается получатель, причем наименование организации может быть указано сокращенно (но как в выписке из ЕГРЮЛ), в то время как ф.и.о. индивидуального предпринимателя должно быть указано полностью, без сокращений. ИП указывают только ИНН, поле «КПП» остается свободным. Номер расчетного счета и реквизиты банка заполняются в соответствии с теми, которые предоставляет сам банк при открытии счета. Ошибка в одном из реквизитов может привести к тому, что сумма аванса не попадет на счет.
Вторая часть счета на авансовый платеж по договору также оформляется в виде таблицы, однако имеет другие поля и заполняется иначе. Эта таблица включает в себя название товара (номенклатуру), работ или услуг, ссылку на договор, в соответствии с которым производится оплата, количество товара, услуг, единицы измерения и их цену, общую стоимость по счету.
Частый вопрос, возникающий при составлении счета на предоплату, заключается в том, на какую сумму выставлять счет – частичную в размере ожидаемой предоплаты либо в размере полной стоимости по договору. На практике возможны оба варианта оформления счета.
Если счет составляется на сумму предоплаты, то в наименовании товаров, работ, услуг указываются формулировки «Частичная предоплата в соответствии с договором...», «Предоплата по договору...» и похожие фразы. В стоимости указывается сумма, ожидаемая от контрагента в качестве предоплаты.
Если в счете указана общая сумма по договору, то надо указать и долю средств, подлежащую оплате в качестве аванса. Можно также сделать ссылку на пункт договора, в котором прописано условие о предоплате.
Если конкретный размер предоплаты не установлен, однако условие о предоплате оговорено и предусмотрено в договоре, то покупатель может самостоятельно определить размер аванса.
Дополнительные реквизиты в счете на предоплату
Помимо реквизитов, без которых составление счета на предоплату невозможно, в него можно включать специальные условия, позволяющие регулировать сроки оплаты счета и поставки товара, выполнения работ, оказания услуг, обозначать и изменять цены, порядок доставки и получения товара, условия возврата денежных средств или невозможность возврата предоплаты и другие. Кроме того, счет на авансовый платеж по договору можно составить таким образом, что он будет заменять собой договор поставки или договор оказания работ, услуг и являться офертой. В этом случае в счете указываются все необходимые условия, характерные для договора и прописанные в Гражданском кодексе. Тогда оплата контрагентом такого счета будет считаться согласием со всеми условиями, указанными в нем.
Как выставить счет на предоплату
Согласно правилам делового документооборота счет на предоплату можно выставить путем передачи его контрагенту при подписании договора, выслать по почте либо отправить в электронном виде, если между контрагентами налажен ЭДО.
Обычный счет, не включающий в себя особенных условий и не являющийся офертой, не является первичным документом. В бухгалтерском и налоговом учете счет на предоплату не учитывается, подтверждающим расходы документом сам по себе не является.
